PDFとは

Portable Document Format (PDF)(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)は、デジタルデバイス上でアプリケーションやOS、ハードウェアに依存せず文章や図版を表示するために開発され、ISO 32000で国際標準化された電子文書ファイル形式であり印刷可能なあらゆる文書から生成できます。

そもそもPDFとは?

PDFの特徴

PDF以外のテキスト形式の電子文書は、ほかのコンピュータ上で元のレイアウトを保持したまま表示・印刷するのは困難です。例えば、WordやExcelなどMicrosoft Officeの文書は、Officeソフトウエアをインストールすれば閲覧することは可能ですが、バージョンや設定が違っていたり、フォントの有無が原因で元の文書通りにレイアウトを保てない場合があります。またHTML の文書は多くのコンピュータで閲覧できますが、レイアウトの制限が大きい上、OSやウェブブラウザの種類・設定でレイアウトが変わることも多く見受けられます。

そのため、厳密にレイアウトを保持する必要のある文書はPDF化することで、Foxit Readerに代表されるPDFビューアー(表示用のソフトウェア)がインストールされているコンピュータであれば元のレイアウトどおりに表示・印刷できます。Foxit ReaderはWindows・iOS・Androidなど各種オペレーティングシステム (OS) に対応し無償で配布しておりますので、PDFファイルを様々なでデバイスで閲覧・印刷が可能です。

PDFの特徴:レイアウト通りに表示・印刷
作成した文書を異なる環境のコンピュータで元のレイアウト通りに表示・印刷できる
PDFの特徴:セキュリティ
文書のセキュリティを設定できる
PDFの特徴:圧縮
圧縮してデータを格納することで、ファイルサイズを小さくできる
PDFの特徴:便利な機能
しおり、リンク、注釈といった、文書を画面に表示するときに便利な機能を設定できる
PDFの特徴:フォーム機能
フォーム機能を使って、利用者の入力欄を受け取るような書式設定済み文書を作成できる
PDFの特徴:アクセシビリティ
音声化などアクセシビリティに配慮した文書を作成できる
PDFの特徴:マルチメディア
マルチメディアに対応している

PDFの用途

  • PDFの特長は、PDFファイル作成元と異なるコンピュータ環境において、作成元文書のレイアウトや書式を忠実に再現した表示・印刷ができることからWeb上の文書やソフトウエアの説明書などの公開・頒布に多く利用されています。将来のコンピュータの環境変化を想定した長期保存向け文書 (PDF/A) や、 DTP の過程でPDFファイルを作成・利用する (PDF/X) 用途も多くなっています。

    そして、PDFファイルの公開・配布は印刷物を配布するのに比べて低コストです。そのためPDFを利用して例えば、カタログやパンフレットなどをインターネット上で公開したり、マニュアルや雑誌の収録記事をCD-ROMで配布することが一般的です。

    また、最近では在宅ワークの比率が上昇したことから、国や地方自治体でも押印の見直しに取り組む際の推進体制、作業手順、判断基準等が示され、また一般の企業でも、社内文書をはじめ企業間における契約書のなどの押印に代わる電子署名の導入検討が進んでいます。
  • PDFの用途

PDFはセキュリティも優秀

  • PDFはセキュリティも優秀
  • PDFには、パスワードで権限を設定し、閲覧制限や複製、編集、印刷の禁止など用途や必要に応じた各種のセキュリティ設定ができます。

    また紙を使う場合は、紙の経年変化、インクのしみ、筆跡などを頼りに科学的な鑑定で改竄を検出しますが、PDFでは元文書との比較や改竄検知もコンピュータ上で容易に行うことが可能です。

PDFソフトウェアを選ぶポイント

  • PDFリファレンスに忠実であること= Adobe Reader / Acrobatの互換機能が実現できること
  • 動作が軽くレスポンスが早いこと
  • 時間や場所、デバイスを選ばずに閲覧性が確保されていること
  • ポップアップリストやチェックボックス、ラジオボタンなど、電子文書のメリットが発揮できること
  • 情報漏洩対策として個人レベル企業レベルを問わず必要なセキュリティが付与でき脆弱性の対応ができていること
  • ライセンスの購入と継続に負担がないこと
  • 導入後もサポートが得られること

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